Terug naar zoekresultaten

2.19.140 Inventaris van het archief van het Registratuurbureau (ODRP) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), 1909-1977

Het archief bevat dossiers betreffende de verzorging van archieven bij gemeenten, de ontwikkeling van de zaaksgewijze ordening (dossierstelsel) en van de basisarchiefcode, advisering over de administratieve organisaties bij gemeenten en advisering over wet- en regelgeving op het gebied van archiefzorg en registratuur.

Download inventaris als PDF Download inventaris als XML

Bekijk de zoekhulp bij dit archief

Er is geen specifieke zoekhulp, zie de algemene hulp bij het zoeken in archieven

Beschrijving

Archief Beschrijving van het archief Archiefvorming Inhoud en structuur van het archief Aanwijzingen voor de gebruiker Verwant materiaal

Archief

Titel

2.19.140

Inventaris van het archief van het Registratuurbureau (ODRP) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), 1909-1977

Auteur

H.A.J. van Schie

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag

2010 cc0

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Registratuurbureau VNG

Registratuurbureau

Periodisering

oudste stuk - jongste stuk: 1909-1977

Archiefbloknummer

I28518

Omvang

; 177 inventarisnummer(s) 3,25 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het

Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Vereniging "Het Nederlandsch Registratuurbureau" Registratuurbureau der Vereniging van Nederlandse Gemeenten Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Centraal Bureau voor Organisatie, Documentatie, Registratuur en Personeelsbeheer (ODRP), , 1909-1922, , 1922-1968, , 1968-1989

Samenvatting van de inhoud van het archief

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer

Op initiatief van J.A. Zaalberg (1858-1934) was de Vereeniging "Het Nederlandsche Registratuurbureau" opgericht, waarvan de statuten werden goedgekeurd bij Koninklijk besluit van 6 maart 1909, nr. 17. De Vereniging had als doel “De invoering en verbetering van registraturen, zoowel voor publiekrechtelijke als privaatrechtelijke instellingen of ondernemingen”. De Vereniging trachtte haar doel te bereiken door het verstrekken van adviezen, door het door haar of onder haar toezicht doen verrichten of verbeteren van registraturen, door uitgifte van geschriften en door samenwerking met buitenlandse instellingen, die een gelijk doel beoogden. Zaalberg was de directeur en drijvende kracht van het bureau. Het Nederlandsche Registratuurbureau werd in 1922 overgenomen door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, voor zover het de zorg voor de gemeentelijke registratuur betrof.

Als leider (later directeur) van het Registratuurbureau werd P. Noordenbos aangesteld. De 52 gemeenten, die bij de vereniging waren aangesloten, gingen over naar het Registratuurbureau van de VNG. De werkzaamheden beperkten zich aanvankelijk tot het bezoeken van gemeenten en het geven van adviezen ter plaatse en schriftelijk. De Code décimal werd in die eerste jaren vertaald en bewerkt voor de gemeentelijke administratie door een speciaal daarvoor ingesteld VNG-commissie. Uit deze code is de Basisarchiefcode voortgekomen. Het houden van toezicht op de juiste, uniforme toepassing van deze code door de registratoren ter gemeentesecretarie was een van de hoofdtaken van het Registratuurbureau. Het aantal aangesloten gemeenten groeide aanvankelijk langzaam. Het verkrijgbaar stellen van dossieromslagen en andere archiefmaterialen tegen een aanmerkelijk lagere prijs maakte het voor veel gemeenten aantrekkelijk zich aan te sluiten bij het Registratuurbureau. Sedert 1926 verzorgde het bureau ook opleidingen. Vanaf 1939 werd ook daadwerkelijke hulp ter plaatse geboden aan gemeenten met personeelsgebrek of grote achterstanden. Het land werd ingedeeld vier districten, met twee of drie registratoren.

Hoewel aanvankelijk geheel gericht op de gemeentelijke archiefverzorging, kreeg het bureau vanaf het begin van de jaren dertig ook bemoeiing met de registraturen van andere organisaties: provincies, waterschappen, particuliere instellingen, enkele koloniale en rijksadministraties. Het aantal aansluitingen van gemeenten is in de jaren dertig groot. In 1940 is tweederde van de gemeenten aangesloten, waarna in 1955 alle gemeenten op twee kleine na van de diensten van het bureau gebruik maken. In de jaren vijftig werd de zaaksgewijze ordening met de code VNG ook steeds meer toegepast bij gemeentelijke diensten en bedrijven.

De adviezen gingen zich geleidelijk ook uitstrekken over andere onderwerpen als raadhuisbouw, personeelsbeheer, organisatie. In 1955 zijn deze werkzaamheden overgedragen aan het Bureau Personeelbeheer van de VNG. Deze werkzaamheden bleken in de loop der jaren toch zo met elkaar verbonden, dat in 1968 besloten is het Registratuurbureau en het Bureau Personeelsbeheer samen te voegen tot het Centraal Bureau voor Organisatie, Documentatie, Registratuur en personeelsbeheer (ODRP). In 1989 is dit bureau verzelfstandigd en buiten de VNG-organisatie geplaatst. In 1996 heeft het adviesbureau Ernst & Young ODRP van de VNG gekocht. Een jaar later werd ODRP samengevoegd met het archiefbureau Breddels & Vermeulen tot de onderneming Doxis Informatiemanagers.

Geschiedenis van het archiefbeheer

Het archief is aanvankelijk beheerd door het Registratuurbureau en zijn opvolger, het bureau ODRP. Eind jaren zeventig is het archief door de heer Dees, districtsregistrator van ODRP bewerkt: geselecteerd, materieel verzorgd en van een inventarislijst voorzien. Daarna is het in opslag geplaatst bij het Centraal Inkoopbureau van de VNG in Zoetermeer. Wegens een verhuizing van ODRP, als gevolg van de verkoop van het bedrijf door de VNG aan Ernst & Young in 1998 werden de archieven van ODRP Organisatieadvies en BABB Bouwadvies vernietigd. Ook het archief van het voormalige Registratuurbureau zou vernietigd worden. Gezien de historische waarde van dit archief heeft de heer Ad van Heijst, directeur van ODRP facilitair bv, het archief eind 1997 aan het Algemeen Rijksarchief aangeboden. Door bemiddeling van prof. dr. F.C.J. Ketelaar is het archief van het Registratuurbureau in 1999 in het Algemeen Rijksarchief geplaatst.

De verwerving van het archief

Het archief is door schenking verworven.

De rechtstitel is (nog) onbekend

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud

Het archief is niet volledig. De stukken betreffende de reguliere advies- en uitvoeringstaken bij de aangesloten instellingen zijn, behoudens enkele voorbeelden, vernietigd. Van het archief van de Vereniging Het Nederlandsche Registratuurbureau zijn slechts enkele fragmenten bewaard gebleven. Daarnaast bevat het archief een aantal dossiers uit de beginjaren van ODRP (1968-1977). Of van het overige deel van het ODRP-archief nog iets bewaard is gebleven, is niet bekend.

Verantwoording van de bewerking

Hoewel destijds een beschrijvende lijst van de inhoud van het archief gemaakt is, bleek deze na de overbrenging niet te zijn meegeleverd. In 2004 heeft een stagiair een begin gemaakt met het vervaardigen van een nieuwe lijst, maar deze kwam niet gereed. In 2010 is de beschrijving voltooid, bestaande uit een lijst van de opschriften van de dossiertitels. Vervolgens zijn de dossiertitels gegroepeerd naar de voornaamste activiteiten van het Registratuurbureau. Bij deze groeperingen bleken enige zeer dunne dossiers samengevoegd te kunnen worden. De fysieke ordening van de dossiers is verder niet gewijzigd. De nummering, welke aanvankelijk per doos was aangebracht (1-26) is nu wel op mapniveau toegekend (1-177).

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen

Volledig openbaar.

Beperkingen aan het gebruik

Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.

Materiële beperkingen

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Aanvraaginstructie

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

Creëer een account of log in.
Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Citeerinstructie

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Registratuurbureau VNG, nummer toegang 2.19.140, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, Registratuurbureau, 2.19.140, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Verwante archieven

In het archief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zelf bevinden zich dossiers betreffende het Registratuurbureau en ODRP. Zie hiervoor archiefinventaris 2.19.185 , inv.nrs. 8088-8103.