2.15.22.02 Inventaris van het archief van het Ministerie van Sociale Zaken: Afdeling Comptabiliteit, 1933-1945 (1946)

Ministeries of departementen zijn vrijwel altijd organisatorisch onderverdeeld in directies, afdelingen en bureaus. Elk daarvan heeft een specifiek werkterrein. De beleidsdirecties en -afdelingen behandelen die zaken, waarvoor het hoofd van het departement politiek verantwoordelijk is. Daarnaast kent elk ministerie een of meer beheersafdelingen. Tot 1940 waren er meestal twee: de Afdeling Algemeen Secretariaat en de Afdeling Comptabiliteit. Uit deze beheersafdelingen zijn sinds 1940 geleidelijk andere beheersafdelingen afgesplitst: b.v. de Afdeling Personeel, de Afdeling Voorlichting, de Afdeling Organisatie en Efficiency.

De tegenwoordige Ministeries van Economische Zaken, van Landbouw en Visserij en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid hebben gemeenschappelijke voorlopers gekend. De sociaal-economische politiek van de centrale overheid begon zich in het laatste kwart van de negentiende eeuw geleidelijk aan te ontwikkelen. Economische crises maakten het noodzakelijk dat de overheid steeds meer regulerend ingreep in het sociaal-economisch leven in Nederland. Dit had zijn weerslag op de omvang van de overheidstaak en, noodzakelijkerwijs, op de organisatie van de centrale overheid. Met de toeneming van het aantal aandachtsgebieden groeide ook het aantal ministeries, directies en afdelingen. De eerste vermeerdering van het aantal ministeries was de afsplitsing van het Ministerie van Waterstaat, Handel en Nijverheid van dat van Binnenlandse Zaken in 1877. Dit ministerie werd in 1905 weer gesplitst in het Ministerie van Waterstaat en het Ministerie van Landbouw, Nijverheid en Handel, terwijl in 1918 van dit laatste ministerie het Ministerie van Arbeid werd afgesplitst.

Nu is de indeling in ministeries, de departementale indeling, niet uitsluitend een gevolg van de toeneming of vermindering van de overheidstaak. Wijzigingen in de samenstelling van de Staten-Generaal na algemene verkiezingen veroorzaakten wijzigingen in de krachtsverhoudingen tussen de verschillende politieke partijen. Die konden wel eens van dien aard zijn dat deze niet tot uitdrukking gebracht konden worden bij de samenstelling van de regering. De verdeling van de ministersposten over de partijen die regeringsverantwoordelijkheid gingen dragen, weerspiegelden gewoonlijk de krachtsverhoudingen tussen die partijen. Twee methoden kon een formateur van een nieuwe regering dan volgen: het opheffen van een ministerspost of het creëren van een nieuwe dan wel het verzwaren van een ministerspost door overheveling van taken. Beide methoden zijn in de jaren 1920-1950 veelvuldig toegepast en met name bij de zgn. sociaal-economische departementen. Dat is niet vreemd als men let op de enorme problemen die deze ministeries in de crisis- en bezettingstijd geacht werden op te lossen. Dit had opheffing en (her)oprichting van ministeries tot gevolg.

Deze reorganisaties hadden ook consequenties voor de archiefvorming bij de ministeries, zij het slechts op beperkte schaal. Bij oprichting of opheffing van een ministerie bleven de beleidsdirecties bestaan. Deze verhuisden slechts van het ene naar het andere ministerie, zoals dat vele malen is gebeurd met b.v. de Directie van Handel en Nijverheid, de Directie van de Landbouw of de Afdeling Arbeid. De beheersafdelingen daarentegen, in deze periode nog beperkt tot de Afdeling Algemeen Secretariaat en de Afdeling Comptabiliteit waren wel nauw verbonden met de lotgevallen van een ministerie. Toen dan ook in 1918 een nieuw Ministerie van Arbeid werd opgericht, werd bij dat ministerie dan ook terstond een Afdeling Algemeen Secretariaat en een Afdeling Comptabiliteit opgericht. Evenzo verdwenen per 1 januari 1923 de gelijknamige afdelingen van het op die datum opgeheven Ministerie van Landbouw, Nijverheid en Handel. Bij de reorganisaties in de jaren dertig werd dit iets anders aangepakt. Toen in 1933 het Ministerie van Sociale Zaken werd afgesplitst van het Ministerie van Economische Zaken en Arbeid, werden geen beheersafdelingen ingesteld bij het nieuw opgerichte ministerie. De beide bestaande beheersafdelingen functioneerden ook voor het Ministerie van Sociale Zaken. Evenzo geschiedde in 1935 en 1940 bij de oprichting van het Ministerie van Landbouw en Visserij. De opheffing van dit ministerie in 1937 en in 1945 was dus zeer eenvoudig, want er behoefden geen ambtenaren overgeplaatst of ontslagen te worden! Het nadeel was wel dat de ambtenaren van deze beheersafdelingen zaken moesten behandelen voor twee of drie ministers. Zo kon één ambtenaar twee of drie gelijkluidende circulaires op zijn bureau krijgen ter behandeling. Deze ambtenaar schreef dan veelal twee of drie vrijwel gelijkluidende concepten van de antwoordbrief, welke vervolgens door de twee of drie ministers werden geparafeerd, waarna er twee of drie gelijkluidende brieven uitgingen, die slechts van elkaar verschilden in ondertekening, briefhoofd en agendanummering. Deze situatie veranderde in 1940, toen bij het Departement van Sociale Zaken eigen beheersafdelingen werden opgericht en in 1945 na de splitsing van het Ministerie van Handel, Nijverheid en Landbouw. Sindsdien beschikt ieder ministerie over eigen beheersafdelingen.

De Afdelingen Algemeen Secretariaat en Comptabiliteit waren beheersafdelingen. Hun taken lagen op het terrein van het beheer van het ministerie. Zij droegen zorg voor de materiële, financiële en personele middelen en voor de formele organisatie, kortom, zij maakten het de beleidsafdelingen mogelijk hun werkzaamheden naar behoren te verrichten.

De Afdeling Comptabiliteit verrichtte in hoofdzaak werkzaamheden op de volgende terreinen:

• begroting, boekhouding, betalingen en rekening en verantwoording;
• salarisadministratie van het ministerie en de buitendiensten;
• rechtspositieregeling van ambtenaren en arbeidscontractanten van het ministerie en de buitendiensten;
• personeelsadministratie van het ministerie, zonder de buitendiensten.

De personeelsadministratie van de buitendiensten werd verricht door de beleidsafdelingen waaronder die buitendiensten ressorteerden.

Bij de splitsing van de afdelingen in 1940 en in 1945 zijn ook de archieven gesplitst en verdeeld over de drie ministeries. Deze archiefdelen zijn vervolgens toegevoegd aan de archieven van hun opvolgers.

In de jaren 1982 en 1985 hebben de Ministeries van Economische Zaken, van Landbouw en Visserij en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de restanten van de archiefdelen, die oorspronkelijk één geheel vormden, overgedragen, waarna ze in het Algemeen Rijksarchief weer zijn samengevoegd.

Overbrenging van een overheidsarchief

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Sociale Zaken: Afdeling Comptabiliteit, nummer toegang 2.15.22.02, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, SZ / Comptabiliteit, 2.15.22.02, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

2.15.22.01 - Ministerie van Sociale Zaken: Afdeling Algemeen Secretariaat, 1933-1945