Terug naar zoekresultaten

3.02.22 Inventaris van het archief van de Griffie van de provincie Zuid-Holland, (1826) 1946 - 1975 (1991)

Voer een zoekterm in
VorigeVolgende

Archief

Titel

3.02.22
Inventaris van het archief van de Griffie van de provincie Zuid-Holland, (1826) 1946 - 1975 (1991)

Auteur

Doxis Informatiemanagers

Versie

25-10-2020

Copyright

Nationaal Archief, Den Haag
2007 (c)

Beschrijving van het archief

Naam archiefblok

Griffie van de Provincie Zuid-Holland
Griffie Zuid-Holland 1946-1975

Periodisering

archiefvorming: 1946-1975
oudste stuk - jongste stuk: 1826-1991

Archiefbloknummer

37208

Omvang

; 4343 inventarisnummer(s) 175,30 meter

Taal van het archiefmateriaal

Het merendeel der stukken is in het.
Nederlands

Soort archiefmateriaal

Normale geschreven, getypte en gedrukte documenten, geen bijzondere handschriften.

Archiefdienst

Nationaal Archief

Locatie

Den Haag

Archiefvormers

Griffie van de provincie Zuid-Holland (1826) Vereeniging van ambtenaren ter Provinciale Griffie van Zuid-Holland Stichting Landverbetering Zuid-Holland Provinciale Raad voor de volksgezondheid in Zuid-Holland en opvolger Stichting Personeelsfonds der provincie Zuid-Holland Ideeënbuscommissie voor de provincie Zuid-Holland Stichting tot instandhouding van de Molenviergang van de Tweemanspolder te Zevenhuizen Stichting Onderzoek Midden-Delfland Commissie van voorbereiding van het Zuid-Hollands Groene Hart Commissie voor adressen en bezwaren, , 1946-1975 (1991), , 1938-1968, , 1949-1985, , 1950-1971, , 1952-1991, , 1953-1977, , 1962-1984, , 1963-1975, , 1970-1976

Samenvatting van de inhoud van het archief

Het archief bevat allereerst een grote reeks stukken over de organisatie: onder meer de provinciale volksalmanak, behandeling van administratieve geschillen, wijziging provinciale grenzen; grondaankoop, grondruil, schenking of onteigening voor aanleg van (provinciale) wegen, fietspaden, vaarwegen, recreatiewegen; vaststelling van de provinciale rekeningen en begrotingen plus overige financiën; huisvesting, nieuwbouw provinciehuis en kunstcollectie. Verder zijn er stukken omtrent het ambtelijk apparaat: geloofsbrieven van leden van Provinciale Staten, verslagen van de handelingen van Provinciale Staten; de notulen van de vergaderingen met alfabetische registers, jaarverslagen en voordrachten van Gedeputeerde Staten. Ook is er het buitengewoon Provinciaal Blad met registers en bijvoegsels. Met betrekking tot het personeel zijn er een aantal stukken over de arbeidsvoorwaarden: salariëring, beoordeling, reiskosten, scholing, ziektekosten e.d.
Voor het overige zijn er allerlei stukken naar onderscheiden taken van de provincie. O.a. diverse streekplannen; drinkwatervoorziening en beheersing van de waterstand; verkeer en vervoer; ruilverkaveling; maatschappelijke zorg (per doelgroep); cultuur; sport en recreatie. Ook zijn er nog stukken m.b.t. het toezicht op de lagere overheden. Verder is er een grote reeks bijlagen met name op het terrein van de landschappelijke inrichting (wegen, fietspaden, kanalen e.d.), toegankelijk gemaakt met registers en repertoria.
Tot slot zijn er nog een aantal gedeponeerde archieven. Voor de inhoud daarvan wordt verwezen naar de paragraaf Inhoud van het archief.

Archiefvorming

Geschiedenis van de archiefvormer
Organisatie
In deze inventaris wordt het archief van de Griffie van de provincie Zuid-Holland in de periode 1946 - 1975 beschreven. Tot en met 1986 maakte de Griffie onderdeel uit van het ambtelijk apparaat van het provinciaal bestuur, het jaar dat de Griffie in navolging van de provincie Gelderland werd opgeheven.
1.1 Provinciaal bestuur
Evenals tegenwoordig bestond het provinciale bestuur uit de volgende drie organen:
  • Provinciale Staten
  • Gedeputeerde Staten
  • Commissaris van de Koningin
De samenstelling en bevoegdheden van deze organen waren geregeld in de Grondwet en de Provinciewet. Provinciale Staten bestond voor de Provinciewet 1962 uit 82, daarna uit 83 leden. De Staten worden om de vier jaar rechtstreeks door de inwoners van de provincie worden gekozen. Zij vergaderden lange tijd in de oude vergaderzaal van de Staten van Holland, die zij vanaf 1848 samen met de Eerste Kamer der Staten-Generaal moesten gebruiken. Een regeling, die decennialang spanningen opleverde. Vlak na de Tweede Wereldoorlog vergaderde het college ook wel in de gehuurde panden aan de Korte Voorhout 1 en de Lange Houtstraat 27 ( Verslag over het jaar 1949. Gedaan door de Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland (Den Haag 1950) 50. Ibidem 1953 (Den Haag 1954) 22. ) . Met het gereedkomen van het laatste deel van het Provinciehuis aan de Zuid-Hollandlaan/hoek Koningskade, vleugel III, kregen de Provinciale Staten in 1975 eindelijk voor het eerst een eigen vergaderplaats. ( J. van Viegen, 'Provinciaal Bestuur van Noord- en Zuid-Holland van 1840 tot 1990', in: H.M. Brokken, e.a. (eindred.), 150 Jaar Noord-Holland en Zuid-Holland. Gedenkboek bij het 150-jarig bestaan van de provincies Noord-Holland en Zuid-Holland (Stichting Hollandse Historische Reeks, 's-Gravenhage 1990) 163 - 197; 166. )
Het bestuur van de hoofdzaken van wat er in de provincie moest gebeuren behoren tot de taak van Provinciale Staten. Hierbij viel te denken aan het maken van verordeningen en het nemen van belangrijke bestuursbesluiten. Op hun beurt benoemden de Statenleden uit hun midden de leden van Gedeputeerde Staten. Dit bestuurscollege vormde, samen met de Commissaris van de Koningin, het dagelijks bestuur van de provincie.
De Commissaris der Koningin werd benoemd door de Kroon. Hij was zowel voorzitter van de Provinciale Staten als van de Gedeputeerde Staten. Verder legde hij ambtsbezoeken af aan gemeenten, deed hij aanbevelingen van kandidaten voor het burgemeestersambt, en was hij verantwoordelijk voor de handhaving van openbare orde en veiligheid en de bevordering en behartiging van de provinciale belangen. ( Uitgebreid in: J.W. Janssens, De commissaris van de Koningin; historie en functioneren (Den Haag 1992). )
1.2 Ambtelijk apparaat
Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin werden door de provinciale ambtenaren in hun taken bijgestaan. In de periode 1946 - 1975 waren deze verdeeld over drie diensten: de Griffie, Provinciale Waterstaat en de Provinciale Planologische Dienst. Provinciale Waterstaat hield zich vooral bezig met de advisering over en de uitvoering van zaken betreffende wegen, fietspaden, bruggen, waterwegen, sluizen en veren.
Daarnaast was de dienst ook bij andere onderwerpen betrokken, zoals recreatie en milieu. ( J.L. van der Gouw (red.), Honderd jaar Provinciale Waterstaat in Zuid-Holland. Enige opstellen over de geschiedenis ( 's-Gravenhage 1975). ) Het werkterrein van de Provinciale Planologische Dienst bestreek de ruimtelijke ordening binnen de provincie. De Griffie was het ambtelijk apparaat van Gedeputeerde Staten met aan het hoofd de griffier. De schriftelijke neerslag van de besluitvorming van dit bestuursorgaan werd in het Griffie-archief bewaard. De Griffie bestond in de periode van deze inventaris uit vijf en vanaf 1947 uit zes afdelingen ( Het eerste en het tweede bureau van de Vierde afdeling gingen over naar de Eerste en de Tweede afdeling. ) met daaronder een toenemend aantal ressorterende bureaus, die ieder een bepaald taakveld voor hun rekening namen. Tussentijds wisselden taken soms van afdeling. De personeelsbezetting van dit dienstonderdeel groeide navenant met de toename van de werkzaamheden. ( Op 1 januari 1948 telde de Griffie 238 personeelsleden, terwijl dit er op 1 januari 1971 397 waren. Zie: Verslag over het jaar 1947. Gedaan door de Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland (Den Haag 1948) 11-16. Ibidem 1970 (Den Haag 1971) 76. )
In 1946 was de taakverdeling over de vijf afdelingen als volgt:
  • Eerste afdeling: waterstaat, wegen, verkeer en vervoer, ruimtelijke ordening c.a., planologie en bestemmingsplannen, recreatie, landschapszorg en natuurbescherming, milieubeheer, drinkwater- en energievoorziening.
  • Tweede afdeling: financieel beleid van de provincie, de financiële administratie, het beheer van eigendommen, volksgezondheidszorg, maatschappelijk werk.
  • Derde afdeling: gemeentefinanciën, de gemeentebedrijven, overige controletaken.
  • Vierde afdeling: provinciaal personeel, onderwijs, culturele zaken, maatschappelijk werk, volksontwikkeling, land- en tuinbouw.
  • Vijfde afdeling: juridische zaken en bestuurszaken, Statenvergaderingen en drukwerk, paspoorten, rijbewijzen, financiële administratie van de afdeling, typekamer.
In 1960 zag deze er als volgt uit:
  • Eerste afdeling: waterstaat, wegen, verkeer en vervoer, ruimtelijke ordening c.a., planologie en bestemmingsplannen, recreatie, landschapszorg en natuurbescherming, milieubeheer en drinkwater- en energievoorziening.
  • Tweede afdeling: financieel beleid van de provincie, de financiële administratie, het beheer van eigendommen, volksgezondheidszorg, maatschappelijk werk.
  • Derde afdeling: gemeentefinanciën, de gemeentebedrijven, overige controletaken.
  • Vierde afdeling: provinciaal personeel, onderwijs, culturele zaken, maatschappelijk werk, volksontwikkeling, land- en tuinbouw.
  • Vijfde afdeling: juridische zaken en bestuurszaken, Statenvergaderingen en drukwerk, paspoorten, rijbewijzen, financiële administratie van de afdeling, typekamer.
  • Zesde afdeling: registratuur, archief, bibliotheek en documentatie, expeditie, huishoudelijke dienst. ( Provinciale Almanak voor Zuid-Holland 1960 (Alphen aan den Rijn 1960) 21-26. )
Taken
De taken van de provinciale Griffie waren uiteraard niet los te zien van die van het provinciaal bestuur. Deze waren voornamelijk omschreven in de Provinciewet en lieten zich in de praktijk het best omschrijven als 'het voeren van de huishouding van de provincie'. Het provinciale bestuur mocht echter zelf bepalen, wat het tot de huishouding van de provincie wilde rekenen en wat niet.
Dit betekende, dat de taken per provincie enigszins verschillend lagen. Binnen deze grenzen kan gesteld worden, dat deze op het terrein van algemeen bestuur lagen, alsook op dat van openbare orde en veiligheid, ruimtelijke ordening, milieu, verkeer en vervoer, waterstaat, volksgezondheid, maatschappelijke zorg, onderwijs en cultuur, economische zaken en arbeid en natuurbeheer. Niet in de laatste plaats had het provinciaal bestuur een toezichthoudende taak op de lagere overheden. Vergelijk van de organisatieschema's van de Provinciale Griffie in de Provinciale Almanak maakt goed inzichtelijk hoe de taken in de loop van de tijd verschoven, terwijl er ook geheel nieuwe bijkwamen, zoals op het gebied van educatie, ouderenbeleid, bodembeheer en afvalstoffen.
De provincie had dus bemoeienis met tal van zaken. In de periode 1946 - 1975 eiste echter een aantal specifieke onderwerpen in Zuid-Holland bijzondere provinciale aandacht. Voor de eigen organisatie betrof dit de bouw van een nieuw Provinciehuis. Het voorgebouw van het pand aan de Korte Voorhout 9, dat sinds 1823 als zodanig was gebruikt, was evenals de later aangekochte panden 5 en 7 namelijk als gevolg van een per vergissing door de Engelsen op 3 maart 1945 op het Bezuidenhout uitgevoerde bombardement geheel verloren gegaan. Dit bombardement was bedoeld om de door de Duitsers in het Haagse Bos opgerichte V-2 installaties uit te schakelen. De in de jaren dertig achter Korte Voorhout 9 gebouwde nieuwe vleugel, waarin het archief onder meer werd bewaard, was echter gespaard en werd nog tot 1964 gebruikt. ( Dit was samen met de panden Schouwburgstraat 9 en 11 al aan het Rijk verkocht, maar mocht nog worden gebruikt. Zie: Verslag over het jaar 1962. Gedaan door de Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland (Den Haag 1963) 80. ) Hoewel de provincie al in 1948 bij Koninklijk Besluit van 15 december no. XVII toestemming had gekregen voor de aankoop van een terrein voor de bouw van een nieuw Provinciehuis en een ambtswoning voor de Commissaris van de Koningin, duurde het tot 1958 voordat op het terrein van de voormalige Dierentuin een begin werd gemaakt met de bouw van een Provinciehuis. ( Verslag over het jaar 1948. Gedaan door de Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland (Den Haag 1949) 54-55. Ibidem 1957 (Den Haag 1958) 61. ) Op 21 mei 1964 werd het werkgedeelte van dit gebouw officieel in gebruik genomen. ( Ibidem 1964 (Den Haag 1965) 75-76. )
Een ander geheel onvoorziene taak waarmee de provincie Zuid-Holland veel bemoeienis had, was de Watersnoodramp van 1953, die naast Zeeland deze provincie ook zwaar trof.
Andere belangrijke zaken uit deze tijd waren de snelle uitbreiding van het wegennet, de problematiek rond de ruimtelijke ordening en milieu en de opbouw van de verzorgingsstaat. Bovendien ontstond in de jaren zeventig door de behoefte aan inspraak van de bevolking een meer openbare procedure door het ter visie leggen van plannen en het houden van hoorzittingen. ( J.L. van Zanden, 'Verkeer en vervoer', Brokken (ed), 150 jaar Noord-Holland en Zuid-Holland, 99-120, 114. Zie ook: `Vijf en twintig jaar tertiair wegenplan in de provincie Zuid-Holland', in: Verslag over het jaar 1962. Gedaan door de Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland ( 's-Gravenhage 1963) 13-43. )
Geschiedenis van het archiefbeheer
Het archief van de Griffie werd gevormd door de verschillende afdelingen en bureaus van de Griffie. Vanwege de door de jarenlange onderbezetting ontstane achterstand werd in 1951 een vierde man bij de afdeling Archief in dienst genomen. Daarnaast werd in 1954 ook al geklaagd over het toenemende ruimtegebrek. ( Verslag over het jaar 1954. Gedaan door de Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland (Den Haag 1955) 31. ) Het jaar daarop werd een begin gemaakt met het maken van een wetenschappelijke inventaris. In dat kader werden de in de oorlog vergane indices tevens gereconstrueerd en werden de bewaard gebleven agenda's en indicies gerestaureerd. ( Ibidem 1954 (Den Haag 1955) 31; Ibidem 1955 (Den Haag 1956) 26. ) Na het verliezen van het directe bedrijfsbelang werd het archief bewaard in de depots van het semi-statisch archief in het Provinciehuis. Tot het betrekken van het nieuwe Provinciehuis werden jaarlijks alle voor bewaring aangemerkte stukken van het afgelopen jaar naar het statische archief overgebracht. Omdat het bergingsvraagstuk ondanks de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende stukken bleef bestaan, ging men in 1958 onderzoeken in hoeverre er van de oudste nog aanwezige stukken voor vernietiging in aanmerking kwamen. ( Ibidem 1954 (Den Haag 1958) 61.In 1949 werden de daarvoor in aanmerking komende stukken van 1945 - 1947 naar het Archief overgebracht, terwijl het jaar daarop de stukken van 1948 en 1949 volgden. In 1951 gebeurde dit met de stukken van 1950 en de eerste helft van 1951. ) Vanaf 1964 kreeg het bureau Archief als nieuwe taak `het bijvoegen van de retro-acta bij de ingekomen post en in verband daarmee werd het gehele dynamische archief van de registratuur [toen] overgebracht naar het Archief. ( Ibidem 1964 (Den Haag 1965) 77. ) Als gevolg van de afschaffing van de Provinciewet 1962 werden de taken van de provincie uitgebreid. Dit had tot gevolg dat Gedeputeerde Staten steeds meer beslissingen moesten nemen, wat ook een toename van het archief betekende. Bedroeg het aantal beslissingen in 1860 nog 3.356, in 1950 was dit al 28.757. Tien jaar later was dit met 20.000 vermeerderd, terwijl het totaal in 1970 54.770 bedroeg. ( Ibidem 1970 (Den Haag 1971) 89-90. ) Intussen groeide de personeelsbezetting van het Archief ook en waren daar in 1975 tien man in dienst. ( Idem 1951(Den Haag 1952) 51. Provinciale Almanak van Zuid-Holland 1975 (Alphen aan den Rijn 1975) 21. )
De verwerving van het archief
Overbrenging van een overheidsarchief

Inhoud en structuur van het archief

Inhoud
Algemeen
Het in deze inventaris beschreven archief bevat stukken uit de jaren 1946 - 1975. Het voorgaande deel (1850 - 1945) was in 1982 overgebracht naar het toenmalige Rijksarchief in Zuid-Holland. ( NA, Inventaris van de archieven van het provinciaal bestuur van Zuid-Holland 1850 - 1945 (Den Haag 1995) (nummer toegang 3.02.27.01). ) In het archief bevinden zich ook een aantal oudere te bewaren stukken, welke in de meeste gevallen als 'voorstukken' deel uitmaken van een te bewaren dossier. Andere oudere (en jongere) stukken komen voor in de bijlage Repertorium en in de gedeponeerde archieven. Van de overige aangetroffen stukken van vóór 1945 is een aparte aanvulling op het Griffiearchief 1850 - 1945 gemaakt, die daar als supplement aan zal worden toegevoegd.
Gedeponeerde archieven
Zoals hiervoor al werd opgemerkt werd in deze inventaris naast het Griffie-archief ook een aantal gedeponeerde archieven opgenomen. Hieronder volgen korte inleidingen op deze bestanden met een verwijzing naar het betreffende paragraafnummer waaronder de archiefbeschrijvingen zijn opgenomen.
4.1. Vereeniging van Personeel in dienst van de Provincie Zuid-Holland en voorganger Vereeniging van ambtenaren ter Provinciale Griffie van Zuid-Holland, 1918 - 1942 en 1945 - 1949
De oprichting van deze vereniging werd goedgekeurd bij KB d.d. 19 dec. 1918, nr. 78.
In de vergadering van 30 september 1919 werd besloten toe te treden tot de (Landelijke) Algemeene Bond van Provinciaal Personeel in Nederland. Bovendien was de vereniging sinds 1937 ook vertegenwoordigd in de Algemeene Commissie voor georganiseerd overleg in ambtenarenzaken.
De naamswijziging in de Vereeniging van Personeel in dienst van de Provincie Zuid-Holland vond plaats vóór of op 25 maart 1929. In 1942 werd de vereniging opgeheven, om in 1945 heropgericht te worden. Het jongste stuk in het archief dateert van 1949. Onbekend is wanneer de vereniging is opgeheven.
4.2. Stichting Landverbetering Zuid-Holland, 1938 - 1968
Bij Besluit der Staten d.d. 21 december 1937 nr. II waren Gedeputeerde Staten gemachtigd tot oprichting van deze stichting. Het dagelijks bestuur bestond uit personeel van de griffie, leden van Gedeputeerde Staten, Rijksdienst voor werkverschaffing, Rijksdienst voor werkverruiming, een inspecteur bij het Staatsbosbeheer, een wethouder van Dordrecht en een dijkgraaf van het Hoogheemraadschap de Krimpenerwaard. Het belangrijkste doel van de stichting was werkverruiming. Tijdens de vergadering op 31 mei 1966 is unaniem besloten tot opheffing van de stichting omdat ze geen reden van bestaan meer had.
4.3. Provinciale Raad voor de Volksgezondheid, en voorganger Provinciale Commissie voor de volksgezondheid in Zuid-Holland, 1949 - 1985
De commissie werd begin 1949 ingesteld met als doel het bevorderen van de lichamelijke en geestelijke gezondheid. De commissie had daarbij een stimulerende, coördinerende en adviserende taak. Op 30 juni 1959 werd de naam gewijzigd in Provinciale Raad voor de Volksgezondheid. Deze heeft tot omstreeks 2000 bestaan.
4.4. Stichting Personeelsfonds der provincie Zuid-Holland, 1950 - 1971
De stichting werd opgericht door Gedeputeerde Staten op 21 juni 1951 en heeft/had als doel het vormen en in stand houden van een fonds tot het verlenen van financiële hulp aan de leden, evenals aan hun weduwen en wezen, in die gevallen waarin deze personen naar het oordeel van het bestuur van de stichting op grond van hun financiële omstandigheden hulp behoeven.
4.5. Ideeënbuscommissie voor de provincie Zuid-Holland, 1952 - 1991
De Ideeënbuscommissie voor de provincie Zuid-Holland werd bij besluit van Gedeputeerde Staten van 19 december 1955 ingesteld. Het doel was tweeërlei. Ten eerste zag men de ideeënbus als middel om de denkbeelden van werknemers op te vangen en te laten doorstromen naar de leiding, waardoor de productiviteit verhoogd kon worden en de efficiency verbeterd. Ten tweede zou de werknemer door het invoeren van de ideeënbus meer bij het werk betrokken kunnen raken, meer het gevoel krijgen medeverantwoordelijk te zijn en op die manier zou een eerste stap kunnen worden gezet op de weg naar medezeggenschap.
Het instellen van een Ideeënbuscommissie bij de provincie Zuid-Holland paste binnen de maatschappelijke ontwikkelingen van die tijd. Bijna op hetzelfde moment werd er over hetzelfde onderwerp overleg gevoerd binnen zowel de andere provincies als binnen diverse particuliere bedrijven en de Rijks- en gemeentelijke overheid.
Hoewel de naam anders zou doen vermoeden was het niet de bedoeling gebruik te maken van een ideeënbus als object, maar deze aanduiding slechts als begrip te hanteren.
In het Reglement, vastgesteld op 19 december 1955 werden twee commissies ingesteld, namelijk
1. Eén commissie voor de gehele administratieve sector (die dus zowel de Provinciale Griffie als de Provinciale Waterstaat zou omvatten)
2. Eén commissie voor de gehele technische sector
(Deze inventaris betreft het archief van de eerstgenoemde commissie)
Beide commissies bestonden elk uit zeven leden, van wie de secretaris in eerste instantie de chef van de Tweede Afdeling van de provinciale Griffie was, terwijl later zijn collega van de Vierde Afdeling deze functie vervulde.
Als ideeën werden beschouwd alle opmerkingen en suggesties, welke verbetering tot stand brengen van de organisatie, de werkmethode en de werksfeer in de ruimste zin van het woord.
4.6. Stichting tot instandhouding van de Molenviergang van de Tweemanspolder, 1953 - 1977
De stichting werd opgericht op 20 oktober 1952, krachtens besluit van Provinciale Staten van 1 juli 1952, nr. XXXI. Zoals de naam aangeeft was het doel van de stichting de instandhouding van de vier molens van de Tweemanspolder te Zevenhuizen. Het secretariaat is gevestigd in het provinciehuis.
4.7. Stichting Onderzoek Midden-Delfland, 1962 - 1984
De stichting werd opgericht bij notariële akte d.d. 4 juni 1964 door betrokken gemeenten en de provincie met als doel:
a. het onderzoek naar de mogelijkheden om het landelijke karakter te handhaven van het tot Midden-Delfland behorende agrarische gebied, dat deel uitmaakt van het grondgebied van de gemeenten Delft, Maasland, Schiedam, Schipluiden en Vlaardingen;
b. het bestuderen van de agrarische belangen en - met inachtneming van deze belangen - van de massale recreatie en van de zandwinning in het sub a bedoelde gebied;
c. het voorbereiden van een vorm van samenwerking tussen alle daarvoor in aanmerking komende belanghebbenden terzake van gemeld gebied. ( Provinciale Almanak van Zuid-Holland 1975 (Alphen aan den Rijn 1975) 73. )
Per 31 december 1984 werd de stichting ontbonden.
4.8. Commissie van voorbereiding van het Zuid-Hollands Groene Hart, 1963 - 1975
De commissie werd in 1964 opgericht en had tot taak om een Gemeenschappelijke regeling voor de landschapsverzorging en openluchtrecreatie in Zuid-Hollands Groene Hart tot stand te brengen tussen de gemeenten Alphen aan den Rijn, Benthuizen, Bergenschenhoek, Bleiswijk, Bodegraven, Boskoop, Gouda, Hazerswoude, Moerkapelle, Moordrecht, Nieuwerkerk aan den IJssel, Reeuwijk, Waddinxveen, Zevenhuizen en Zoetermeer. Dit gebeurde in het kader van de ontwikkeling van een landschaps - en recreatieplan voor het Groene Hart van Zuid-Holland. In 1973 nam een gedeputeerde van de Provincie het voorzitterschap van de burgermeester van Waddinxveen over in een poging het overleg nieuw leven in te blazen. Door de komst van gewesten en recreatieschappen is de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk niet tot stand gekomen.
4.9. Commissie voor adressen en bezwaren, 1970 - 1976
De commissie werd bij besluit van Provinciale Staten van 17 december 1970, nr. 29 ingesteld, met als taak het behandelen van adressen en bezwaren tegen beslissingen van het provinciaal bestuur. De commissie werd in 1976 opgevolgd door de Commissie AROB.
Aanwijzingen voor de gebruiker
Aan de gebruiker van de inventaris kunnen een aantal aanwijzingen meegegeven worden.
Ten eerste werden enkele beschrijvingen in verband met de privacy-wetgeving geanonimiseerd.
Ten tweede komt het voor dat de looptijdaanduidingen van sommige deelbeschrijvingen elkaar overlappen, omdat er geen scheiding op dag of maand aan te geven was. Dit houdt verband met de manier waarop de dossiers destijds werden gevormd.
Verder zijn er twee bijlagen in deze inventaris opgenomen. Allereerst het Repertorium, een aparte serie, bestaande uit de akten en overeenkomsten van de provincie uit de periode 1826 - 1985. Deze is genummerd met zogenaamde Repertoriumnummers en toegankelijk via een register. Er kan echter ook in worden gezocht op onderwerp, zoals weg, rijwielpad, vaarweg, brug en recreatieschap.
Vervolgens is er een bijlage, waarin alle verleende vergunningen voor ontgrondingen of opspuitingen zijn opgenomen.
Voor onderwerpen, die niet in de looptijd van dit archief zijn afgehandeld, dient de onderzoeker de inventaris van het archief van de Griffie van de provincie Zuid-Holland 1976 - 1986 te raadplegen. ( Nationaal Archief, Inventaris van het archief van de Griffie van de provincie Zuid-Holland (1958) 1976 - 1986 (1991) (Den Haag 2007) (nummer toegang 3.02.46). )
Verder kan hij bestekken die hij in dit Griffie-archief niet aantreft, mogelijkerwijs in het archief van Provinciale Waterstaat vinden.
Selectie en vernietiging
1. Vernietiging Met het oog op ruimtewinst werden in 1961 onder meer de aanwezige gemeentebegrotingen voor de jaren 1926 tot en met 1935 vernietigd. ( Ibidem 1961 (Den Haag 1962) 61. )
De voor vernietiging in aanmerking komende dossiers, na de bewerking volgens de nummering van Doris, gingen terug naar het Provinciehuis. Na de interne goedkeuring van de lijsten van de direct voor vernietiging in aanmerking komende dossiers, droeg de provincie zorg voor de daadwerkelijke vernietiging. De op termijn te vernietigen dossiers werden eveneens teruggeplaatst in het depot van het semi-statisch archief van de provincie.
2. Selectie
In 1992 ging het omvangrijke zogenaamde 'Afslankingsproject' met betrekking tot het archief van de provincie van start. Hierdoor nam de omvang van het archief flink af. Volgens het Plan van Aanpak uit 1989 waren daarvoor aanvankelijk de volgende archiefonderdelen aanwezig: ingangen (ca. 1.100 m1); vergaderstelsel (ca. 500 m1); rubriekenstelsel (ca. 1.400 m1) en overige series (ca. 100 m1).
Bij de selectie werd de Vernietigingslijst archiefbescheiden provinciale- en interprovinciale organen 1989 (lijst van het Interprovinciaal Overleg (IPO)) toegepast. In niet alle gevallen bleek de daadwerkelijke vernietiging uit gespecificeerde lijsten. ( Verslag Audit "Wegenleggers" in het Provinciaal archief, 1997. ) Het Doris-systeem gaf ook niet goed aan of een dossier daadwerkelijk vernietigd was.
De selectie voor het laatste bewerkingsproject vond plaats aan de hand van de Selectielijst voor archiefbescheiden van provinciale organen 2000 en werd uitgevoerd op dossierniveau. Zoals vermeld werden er van de vernietigde dossiers lijsten vervaardigd. De omvang van het na de bewerking te bewaren deel van het archief bedraagt 151 m¹.
Voor de vergunningverleningen werden tijdens het projectoverleg specifieke selectiebesluiten genomen. Wanneer de einddatum van de vergunning niet bekend was, werd afgesproken dat hiervoor een bewaartermijn van veertig jaar zou worden gehanteerd. Verder werd er voor gekozen om de in het archief van de Griffie aangetroffen bestekken ook te bewaren, omdat een steekproef uitwees dat niet alle bestekken in het archief van Provinciale Waterstaat bewaard zijn gebleven.
Verantwoording van de bewerking Hoewel het Kabinet van de Commissaris der Koningin een onderdeel was van de Griffie, werd het archief van deze afdeling al in 2001 apart geïnventariseerd en overgebracht naar het toenmalige Rijksarchief in Zuid-Holland (thans: Nationaal Archief). ( Nationaal Archief (NA), Inventaris van het archief van het Kabinet van de Commissaris der Koningin in Zuid-Holland (1942) 1945 - 1986 (Den Haag, Provincie Zuid-Holland, 2001) (nummer toegang 3.02.42). ) Hoewel er in dit archief ook nog de nodige stukken van voor die tijd zitten is 1946 als beginjaar aangehouden. Daardoor sluit dit deel van het Griffie-archief goed aan op het voornoemde Archief van het Provinciaal Bestuur over de periode 1850 - 1945. Als eindjaar werd voor 1975 gekozen, omdat rond dit jaar werd overgegaan op een ander registratuurstelsel: een dossierstelsel, geordend volgens de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Afhankelijk van de afdeling varieerde het einde van het oude registratuurstelsel van 1974 tot 1978. ( Mathilde Kors, De registratuur van de Griffie van Zuid-Holland 1946 - 1975, (Amsterdam 2005, scriptie voor de Sectie Archiefwetenschappen van de Universiteit Amsterdam) 14. )
In de periode 1946 - 1975 was het archief oorspronkelijk geordend in series en bundels met een zogenaamd RA (Retro Actum)-nummer. De bundels bevatten een besluit, met daarbij gevoegd voorgaande relevate besluiten, zoals bijbehorende ingekomen en minuten van uitgaande stukken (en kaarten). De RA (Retro-acta)-nummers hebben betrekking op een onderwerp en waren geordend volgens een eigen rubriekenschema.
De provinciaal archiefinspecteur J.L. van der Gouw schreef hierover in zijn verslag aan de griffier in december 1975 dat bij het archief 1946 - 1975 de oude chronologische numerieke ordening voor een groot deel van de stukken was losgelaten. Uit de chronologisch numerieke reeks waren stukken gelicht, die er oorspronkelijk wel in aanwezig waren. Daarnaast meldde hij dat een deel van het archief bestond uit "alles wat sedert 1945 van het begin af aan buiten de chronologisch-numerieke reeks is gehouden (slecht beschreven en slecht gerubriceerde bundels, ten onrechte retro-acta genoemd)". ( Inventarisnummer 674. ) De opvolger van Van der Gouw, D.J. Winsemius, stelde het in 1976 nog scherper. Hij noemde het gebruikte archiefsysteem in de periode 1850 - 1945 een numeriek-chronologisch notulenstelsel en schreef over de periode 1946 - 1975: "Hierin is in wezen hetzelfde stelsel [als in 1850 - 1945] gevolgd [...] De bescheiden dienen geordend te worden volgens de resolutie van Gedeputeerde Staten; de retro-acta moeten worden teruggebracht op de plaats waar ze thuishoren". ( Ibidem. ) Laatstgenoemde aanbeveling werd en kon niet worden opgevolgd. Omstreeks 1990 had namelijk een bewerking van het archief plaats, waarbij geselecteerd was en de oude portefeuilles evenals voor de verhuizing naar het nieuwe Provinciehuis vervangen waren door nieuwe omslagen. De omslagen kregen toen nieuwe kenmerken, zoals een zogenaamd Doris (Dossier Registratie en Informatie Systeem)-nummer (de nummers 500.000 tot 509.881), waarmee zij in het digitale systeem Doris werden geregistreerd. Op dit nummer waren de omslagen in archiefdozen opgeborgen. Op de omslagen waren bovendien aangebracht een titel, een code volgens de basisarchiefcode van de VNG, jaren en de aanduiding van een afdeling. De Doris-nummers waren, voor zover bekend, in een willekeurige volgorde toegekend: niet volgens code, archiefschema dat in 1989 in het Plan voor inventarisatie ( E.A. Weerwag-Sietsma, Plan voor inventarisatie van het archief van de provinciale griffie Zuid-Holland (1823) 1945 - 1976 (1981). Provincie Zuid-Holland, 1989, bijlage 2.8. ) was opgenomen, besluit van Gedeputeerde Staten of RA-nummer. Wel waren de stukken met hetzelfde RA-nummer in één of meerdere omslagen bij elkaar geplaatst en waren enkele series, met éénzelfde Doris-nummer, bijeengehouden, zoals bijvoorbeeld de provinciale begrotingen.
Het archief van de Griffie 1946 - 1975 maakte deel uit van het omvangrijke project 'Bewerking en Overbrenging Archieven' (BOA) van de provincie Zuid-Holland. Dit bevat naast het in deze inventaris beschreven archief van de Griffie over de periode 1946 - 1975 de archieven van de Griffie (1976 - 1986), van Provinciale Waterstaat (1945 - 1986) en van het Openbaar Lichaam Rijnmond (1975 - 1986), dat bij de aanvang van de bewerkingen een totale omvang van iets minder dan 3100 m¹ had. Daarnaast werden binnen dit project diverse kleinere archieven van Zuid-Hollandse stichtingen en commissies bewerkt, waarvan die uit de periode 1946 - 1975 in deze inventaris werden opgenomen.
Voornoemde archieven bevonden zich aanvankelijk in het provinciale archiefdepot, maar werden voor de inventarisatie naar het Nationaal Archief overgebracht, alwaar medewerkers van Doxis Informatiemanagers BV deze bewerkten. Dit gebeurde onder supervisie van de deelnemers van het projectoverleg van BOA (Bewerking en Overbrenging Archieven), bestaande uit vertegenwoordigers van de provincie Zuid-Holland, de provinciale archiefinspectie en het Nationaal Archief.
Aan het begin van de bewerking van het archief van de Griffie over de jaren 1946 - 1975 had dit een omvang van 190 m¹.
Bij de aanvang van de bewerking waren de dossiers (merendeels) verpakt in niet-zuurvrij verpakkingsmateriaal, wat een herverpakking noodzakelijk maakte. Deze materiële bewerking werd volgens de normen van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden uitgevoerd door het bedrijf HaegheVelde BV te De Haag.
Ordening van het archief Voor de bewerking in Doris was het archief toegankelijk via agenda's en indices. ( Verslag over het jaar 1955. Gedaan door de Gedeputeerde Staten aan de Staten der Provincie Zuid-Holland (Den Haag 1956) 26. ) Deze waren nader toegankelijk met behulp van Agenda-, Index-, of GS (Gedeputeerde Staten) -kaarten. De Agenda-kaarten waren geordend op B-nummer (de stukken ontvangen of opgemaakt door Gedeputeerde Staten kregen een B-nummer), de Index-kaarten op classificatienummer volgens de eigen registratuurcode van de provincie Zuid-Holland (de stukken zelf waren niet volgens deze code opgeborgen). De GS-kaarten ten slotte waren geordend op resolutiedatum en besluitnummer. ( Kors, De registratuur van de Griffie, 10-11. ) Tevens werd er gebruik gemaakt van diverse registers, zoals alfabetische en numerieke registers, die toegang gaven tot de bundels RA - stukken. ( Weerwag-Sietsma, Plan voor inventarisatie, 11-13. ) Voor zover bekend zijn van deze oude toegangen alleen de RA-registers bewaard gebleven.
Nadat de grotere series als eerste bewerkt waren, werd het archief vervolgens in volgorde van de nummering van Doris bewerkt. De voor blijvende bewaring in aanmerking komende bundels werden opgenomen in een beschrijvende inventaris en geordend volgens een van de Basisarchiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten 1982 afgeleid archiefschema. Zoals hiervoor al werd opgemerkt was het door de bewerking in de jaren negentig niet meer mogelijk om de oude orde te reconstrueren. Door deze keuze voor het archiefschema sloot de ordening van dit archief aan op die van het eerder bewerkte daarop volgende Griffie-archief over de periode 1976 - 1986.
Dit leverde de volgende hoofdstukindeling op:
  1. Hoofdstuk 1 Organisatie en personeel;
  2. Hoofdstuk 2 Taken;
  3. Hoofdstuk 3 Toezicht op lagere overheden;
  4. Hoofdstuk 4 Bijlagen;
  5. Hoofdstuk 5 Commissie-archieven en andere gedeponeerde archieven.
Omwille van de overzichtelijkheid werden twee series, die te omvangrijk waren voor opname onder het betreffende onderwerp, in plaats daarvan achter in de inventaris als bijlagen opgenomen.
Voor de ordening van de commissie-archieven en andere gedeponeerde archieven werd uitgegaan van de looptijd van de verschillende archieven, waarbij het beginjaar bepalend was voor de plaats van deze archieven binnen dit hoofdstuk.

Aanwijzingen voor de gebruiker

Openbaarheidsbeperkingen
Deels openbaar, deels beperkt openbaar (B). Beperking geldt tot maximaal vijftig jaar na afsluiting van de betreffende inv.nrs., voor zover het gaat om nog in leven zijnde personen.
Beperkingen aan het gebruik
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
Materiële beperkingen
Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.
Aanvraaginstructie
Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:
  1. Creëer een account of log in.
  2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
  3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.
Citeerinstructie
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, Griffie van de Provincie Zuid-Holland, nummer toegang 3.02.22, inventarisnummer ...
VERKORT:
NL-HaNA, Griffie Zuid-Holland 1946-1975, 3.02.22, inv.nr. ...

Verwant materiaal

Beschikbaarheid van kopieën
Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Archiefbestanddelen