2.03.05 Inventaris van het archief van het College van Secretarissen-Generaal, 1901-1944

Op 14 mei 1902 riep Abraham Kuyper als voorzitter van de ministerraad alle secretarissen-generaal van de departementen van algemeen bestuur bijeen met de opdracht van tijd tot tijd bijeen te komen, zodat zij het kabinet of leden daarvan advies konden uitbrengen “omtrent zaken van huishoudelijken aard, de onderscheiden departementen betreffende.” Op 26 mei 1902 deed hij aan de ministerraad verslag van die eerste bijeenkomst en de besluiten die toen werden genomen.

Op die manier ontstond er een ‘college’, belast met het opstellen van adviezen voor de ministerraad over de inwendige dienst van de ministeries, voor zover die alle ministeries betrof. Deze adviezen werden in de regel aangevraagd door de minister van Binnenlandse Zaken, waar het secretariaat van de Ministerraad was ondergebracht.

Het belangrijkste onderwerp van vergaderingen was de rechtspositie van ministeriële ambtenaren, deels in verhouding met andere rijksambtenaren. Daarbij moet rekening worden gehouden met het feit dat het rijk over allerlei openbare en uitvoerende diensten beschikte, zoals de posterijen en diverse instellingen van onderwijs. Het gevolg hiervan was, dat bijvoorbeeld ook het personeel van de Rijkspostspaarbank onderwerp van gesprek was.

Een ander belangrijk onderwerp voor harmonisatie was de registratuur, die vanaf 1823 in centraal overleg moest worden afgestemd. Toen rond 1920 door een staatscommissie voorstellen werden gedaan tot bezuiniging gold dit vooral de ‘bedrijfsmatige’ efficiëntie van het ambtelijke werk; daarbij werd met name de registratuur betrokken.

Vanaf 24 mei 1940 opereerden de secretarissen-generaal als plaatsvervangers van de ministers, die naar Londen waren uitgeweken. Hierdoor nam het college zo ongeveer de plaats in van de ministerraad. Het college werd vanaf 1941 door de bezetter definitief als adviserende en regelgevende instantie erkend. Het kreeg zelf de bevoegdheid om samen met de Gemachtigde voor de Prijzen wettelijke regels inzake de “prijsbeheersching” op te stellen. Maar anders dan de ministerraad van voor de bezetting was het college niet het centrale overlegorgaan dat op alle terreinen het regeringsbeleid kon bepalen. De belangrijkste beslissingen, met name op constitutioneel terrein en op het gebied van het recht, werden immers door de Führer in Berlijn, zijn rijkscommissaris Seyss Inquart en zijn Beauftragten gedicteerd. Er waren in het bezette gebied diensten en organen met eigen bevoegdheden, waarmee men geacht werd samen te werken. Zoals de landelijke politiedienst, die door de SS-leider Rauter werd aangestuurd, of Rost van Tonningen, die als secretaris-generaal van bijzondere economische zaken de Oostkolonisatie en een deel van de Arbeitseinsarz organiseerde.

Vanaf oktober 1943 kwam het college niet meer bijeen, omdat de departementen verspreid waren over het land en reizen naar een centrale vergaderplaats ernstig bemoeilijkt was door de oorlogsomstandigheden.

Het college is na de bevrijding, na nog eenmaal bijeen te zijn geweest, niet blijven voortbestaan.

Het archief werd vanaf 1902 gevormd door de Secretaris-Generaal van Waterstaat, die door het college tot secretaris werd aangesteld. In opdracht van de vergadering stelde hij de adviezen op. Daarbij voegde hij de stukken die tot de vergaderingen had geleid. Daardoor ontstonden dossiertjes in volgorde van afdoening, die soms van nummers waren voorzien. Aan het archief zijn ook stukken toegevoegd, die betrekking hadden op overleg dat de secretarissen-generaal al eerder hadden gevoerd en dat mogelijk aanleiding gaf tot de instelling van het college. Het registratuurplan vormde een eenvoudige afspiegeling van de grotere ‘verbaalstelsels’, die vanaf 1823 in zwang waren en ook toen nog door diverse ministeries werden toegepast. Van 1904 tot 1907 en van 1918-1923 zijn in ieder geval afzonderlijke series genummerde dossiers bewaard gebleven. De verslagen van de bijeenkomsten ontbreken echter. Of deze ooit zijn opgesteld kan niet worden nagegaan. Dit archiefgedeelte is in 1980 door het Ministerie van Verkeer en waterstaat overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief.

Het secretariaat van het college werd in 1940 gevoerd door een hoofdambtenaar van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, mr. C.J.M. Schaepman, die vanaf 1942 administrateur in algemene dienst van het Departement van Handel, Nijverheid en Scheepvaart was.

Bij de diverse departementen werden lidmaatschapsarchieven gevormd van de - hoofdzakelijk gestencilde - stukken die de secretarissen-generaal hadden ontvangen van het college. Het lidmaatschapsarchief van de secretaris-generaal Van Dam van het departement van Opvoeding, Wetenschap en Cultuurbescherming werd overgebracht naar het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie, en bevindt zich daar nog steeds. De stukken van Schaepman werden door de archiefbeheerders van het ministerie van Buitenlandse Zaken geordend en beschreven als onderdeel van de "collectie mr. C.J.M. Schaepman". Van diverse ministeries (Economische Zaken, Landbouw en Visserij, Sociale Zaken, Justitie) zijn in de jaren tachtig van de vorige eeuw fragmenten van deze lidmaatschapsarchiefjes overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief, meestal als onderdeel van het ministeriearchief. Tijdens de selectie en inventarisatie van deze archieven werden deze lidmaatschapsarchiefjes bijeengebracht. Uit dit conglomeraat werd een afzonderlijk archief van het college van secretarissen-generaal gereconstrueerd. Niet kan worden nagegaan of hiermee ook alle stukken bijeengebracht zijn.

Het archief is krachtens bepalingen van de Archiefwet overgebracht.

Het archief van het college over de jaren van vóór 1940 bestaat uit enkele fragmenten van een paar series zonder dat kon worden achterhaald of er in de periode waarin zij ontbreken überhaupt archief is bijgehouden dan wel of er archief is vernietigd. Men krijgt uit dit archief een globaal beeld van de discussies die er binnen de departementen over het ambtenarenbeleid werd gevoerd.

Het archief van het college in oorlogstijd bleek een belangrijke aanvulling op het bestand dat in de collectie Schaepman is aangetroffen. De inhoud van de collectie Schaepman wijkt af van het hier beschreven bestand, omdat daarin meer gegevens over verzet en conflicten met de bezetter voorkomen. Men vindt in beide archieven een globaal, maar geen volledig beeld van de pogingen van de in bezet Nederland achtergebleven secretarissen-generaal om tot gezamenlijk regeringsbeleid te komen in vaak bijzondere omstandigheden en krijgt dus een – sterk anekdotische – blik op de Nederlandse rijksoverheid tijdens de bezetting.

Het archief kent geen beperkingen voor het raadplegen van stukken als gevolg van slechte materiële staat.

Als extra toegang op de notulen (inventarisnummers 7-9) van de vergaderingen van het College van Secretarissen-Generaal is een digitale index beschikbaar.

Openbare archiefstukken kunnen online worden aangevraagd en gereserveerd. U kunt dit ook via de terminals in de studiezaal van het Nationaal Archief doen. Om te kunnen reserveren dient u de volgende stappen te volgen:

1. Creëer een account of log in.
2. Selecteer in de archiefinventaris een archiefstuk.
3. Klik op ‘Reserveer’ en kies een tijdstip van inzage.

Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.

VOLLEDIG:
Nationaal Archief, Den Haag, College van Secretarissen-Generaal, nummer toegang 2.03.05, inventarisnummer ...

VERKORT:
NL-HaNA, College Secretarissen-Generaal, 2.03.05, inv.nr. ...

Inventarisnummers van dit archief zijn niet in kopievorm beschikbaar

Archiefstukken afkomstig van het secretariaat van het college uit de periode 1940-1945 bevinden zich in het Nationaal Archief Collectie mr. C.J.M. Schaepman, nummer archiefinventaris 2.05.48.05.

Archiefstukken afkomstig van de Secretaris-Generaal van Algemene Zaken uit de periode 1940-1944 betreffende de werkzaamheden van het college (lidmaatschapsarchief) bevinden zich in het archief van het Ministerie van Algemene Zaken, nummer archiefinventaris 2.03.06.

Archiefstukken afkomstig van de Secretaris-Generaal Opvoeding, Wetenschap en Cultuurbescherming uit de periode 1940-1944 (lidmaatschapsarchief) bij het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie.